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        對辦公室行政管理精細化的思考與建議

        來源:衛婧  發布時間:2023年12月22日  瀏覽次數: 1586

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        精細化管理是近年來一種新興的企業管理模式,將精細化管理模式應用到企業辦公室行政管理工作,有利于提高管理人員的工作效率與積極性。企業須結合實際需求與發展現狀,制定科學合理的實施精細化管理的策略,以提高辦公室行政管理效率,并使運營成本得到有效控制。

        一、辦公室行政管理精細化的意義

        1.有利于提高工作效率和效益。辦公室是企業的綜合管理部門,是承上啟下、內外溝通、協調左右、聯系四面八方的中樞機構。實施行政管理精細化可以提高工作效率和效益,減少管理成本和資源浪費。通過規范化、標準化的管理手段和流程,可以提高工作效率和質量,使企業的內部管理更加科學化和規范化。

        2.有利于營造良好的企業文化氛圍,全面灌輸細節意識。在辦公室精細化管理中,有效提升精細化管理成效,需要營造良好的企業氛圍,同時在企業內部管理全面滲透細節意識,引導員工關注細節,注重細節,從小處著手來整體優化管理效益,切實實現管理目標。有效的提高企業發展的軟實力。

        3.有利于保障企業安全和穩定。實施行政管理精細化可以加強企業內部管理,提高安全保障和穩定性。通過規范化的管理流程和方法,可以避免管理漏洞和風險,增強企業的內部控制和風險防范能力,進而保障企業的安全和穩定。

        二、企業辦公室行政管理工作中存在的問題

        1.管理制度有待完善。辦公室管理存在部分制度不健全,工作效率有待提升的問題。例如工作流程不完善,工作覆蓋不夠全面。此外,內控管理有待進一步加強。內控管理對企業辦公室行政工作至關重要,規范的內控管理可以促進制度的合規執行??梢?,科學有效的管理制度,規范合規的內控管理,是促進辦公室行政管理工作的提質增效的有力保證。

        2.人才儲備不足。新形勢下,企業辦公室的職能從綜合協調,服務保障等職能拓展到戰略引領,督查督辦,法人治理等方面。目前,辦公室行政管理人員的配置還存著結構單一、人員缺乏流動機會、人才儲備不足、培訓機會少等問題。如當前部分企業辦公室行政管理人員缺少對戰略發展的研究,對公司治理工作學習不足,人員綜合業務水平有待進一步提高,建設綜合能力強的辦公室人才隊伍任重道遠。

        3.管理精細化程度不高。行政管理工作提質增效的關鍵因素就是精細化管理,要破除粗放式管理。部分辦公室行政管理存在隨意性,對于管理各個環節的把控不足,管理思路不連貫,辦公室行政工作定位模糊,制約了辦公室行政工作的精細化管理。

        三、辦公室行政管理精細化的建議

        1.樹立先進的管理理念。目前,企業管理正處于改革的關鍵時期。首先,學習先進的管理知識和政策規定,準確領航把舵,這是轉變管理理念的前提。其次,要學習優秀單位的先進管理方法,對標對表,分析自身的不足,取長補短。最后,要對辦公室行政管理工作進行重新審視,研究行政管理工作的改革方案,以適應新形式下改革發展要求。辦公室行政管理人員要對自身職責進行重新定位,不要拘泥于服務保障職能,要適應企業發展需要,及時進行變革。

        2.提升員工專業素養,加強人員培訓,加快辦公室行政管理專業人才隊伍建設。一方面辦公室行政管理工作頭緒多、要求高,這就要求辦公室行政管理人員和普通員工均需具備更強的工作能力、管理能力,以及較高的專業文化水平與綜合素質。在實施精細化管理的實踐過程中,應注重提升員工專業素養,并將精細化管理的理念融入辦公室行政管理工作中,不斷提高員工的綜合素質與創新能力,使企業有更強的應變能力與競爭實力。另一方面,要加強對人員的培訓與教育。建立常態化的學習培訓機制,讓員工與企業共同成長,全面激發員工的主人公翁意識,引導職工愛崗敬業,認真履職。

        3.加強管理目標的量化與細化,實現行政管理的標準化與流程化。對于企業而言,想要充分提高辦公室行政管理的質量,明確管理目標,細化管理目標是前提。另外,還需要針對辦公室的組織結構實施相應的調整與優化,以此實現標準化建設,并對辦公室的工作進行正確的部署。才能真正指導企業管理實踐。所謂的標準化、流程化管理,就是在辦公室行政管理中,需要將每一項任務進行細化分解,同時再結合工作的實際需要來安排具體的工作順序。標準化則是指對現有的流程化管理環節,對常規的工作進行梳理,通過建立合理、科學、縝密的管理工作要求來建立工作標準。形成完整的標準化的業務流程。確保業務的有序運轉。

        4.構建完善科學的管理制度。在管理的實踐中,構建完善的科學的管理制度,是為辦公室精細化管理的開展提供科學的制度保障。將制度張貼上墻,引導各部門及全體人員真正深諳制度內容,嚴格按照規章制度辦事。同時,企業還應該構建辦公室精細化管理制度的保障措施,如對制度執行不到位的處罰措施,制度考核不合格的處理方法等。

        5.提高信息化建設水平。一是依托現有信息化辦公平臺的基礎上,根據辦公室的實際工作需要,對各項工作流程進行信息化的轉化,建立起高效的信息處理流程,以提高各項工作的效率。二是將企業的各項工作情況進行信息化,建立企業運行情況數據庫,整合各類經營數據,管理數據,人員數據等企業的情況,提高數據的利用效率,以便全面了解企業的生產運營情況。三是建立電子檔案系統。通過將各種重要的文件、檔案進行電子化處理,并建立相應的檔案系統,規范化的分類與管理,使工作效率明顯提升。(作者:衛婧)

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