對辦公室行政管理精細化的思考與建議

精細化管理是近年來一種新興的企業管理模式，將精細化管理模式應用到企業辦公室行政管理工作，有利于提高管理人員的工作效率與積極性。企業須結合實際需求與發展現狀，制定科學合理的實施精細化管理的策略，以提高辦公室行政管理效率，并使運營成本得到有效控制。

一、辦公室行政管理精細化的意義

1.有利于提高工作效率和效益。辦公室是企業的綜合管理部門，是承上啟下、內外溝通、協調左右、聯系四面八方的中樞機構。實施行政管理精細化可以提高工作效率和效益，減少管理成本和資源浪費。通過規范化、標準化的管理手段和流程，可以提高工作效率和質量，使企業的內部管理更加科學化和規范化。

2.有利于營造良好的企業文化氛圍，全面灌輸細節意識。在辦公室精細化管理中，有效提升精細化管理成效，需要營造良好的企業氛圍，同時在企業內部管理全面滲透細節意識，引導員工關注細節，注重細節，從小處著手來整體優化管理效益，切實實現管理目標。有效的提高企業發展的軟實力。

3.有利于保障企業安全和穩定。實施行政管理精細化可以加強企業內部管理，提高安全保障和穩定性。通過規范化的管理流程和方法，可以避免管理漏洞和風險，增強企業的內部控制和風險防范能力，進而保障企業的安全和穩定。

二、企業辦公室行政管理工作中存在的問題

1.管理制度有待完善。辦公室管理存在部分制度不健全，工作效率有待提升的問題。例如工作流程不完善，工作覆蓋不夠全面。此外，內控管理有待進一步加強。內控管理對企業辦公室行政工作至關重要，規范的內控管理可以促進制度的合規執行?？梢?，科學有效的管理制度，規范合規的內控管理，是促進辦公室行政管理工作的提質增效的有力保證。

2.人才儲備不足。新形勢下，企業辦公室的職能從綜合協調，服務保障等職能拓展到戰略引領，督查督辦，法人治理等方面。目前，辦公室行政管理人員的配置還存著結構單一、人員缺乏流動機會、人才儲備不足、培訓機會少等問題。如當前部分企業辦公室行政管理人員缺少對戰略發展的研究，對公司治理工作學習不足，人員綜合業務水平有待進一步提高，建設綜合能力強的辦公室人才隊伍任重道遠。

3.管理精細化程度不高。行政管理工作提質增效的關鍵因素就是精細化管理，要破除粗放式管理。部分辦公室行政管理存在隨意性，對于管理各個環節的把控不足，管理思路不連貫，辦公室行政工作定位模糊，制約了辦公室行政工作的精細化管理。

三、辦公室行政管理精細化的建議

1.樹立先進的管理理念。目前，企業管理正處于改革的關鍵時期。首先，學習先進的管理知識和政策規定，準確領航把舵，這是轉變管理理念的前提。其次，要學習優秀單位的先進管理方法，對標對表，分析自身的不足，取長補短。最后，要對辦公室行政管理工作進行重新審視，研究行政管理工作的改革方案，以適應新形式下改革發展要求。辦公室行政管理人員要對自身職責進行重新定位，不要拘泥于服務保障職能，要適應企業發展需要，及時進行變革。

2.提升員工專業素養，加強人員培訓，加快辦公室行政管理專業人才隊伍建設。一方面辦公室行政管理工作頭緒多、要求高，這就要求辦公室行政管理人員和普通員工均需具備更強的工作能力、管理能力，以及較高的專業文化水平與綜合素質。在實施精細化管理的實踐過程中，應注重提升員工專業素養，并將精細化管理的理念融入辦公室行政管理工作中，不斷提高員工的綜合素質與創新能力，使企業有更強的應變能力與競爭實力。另一方面，要加強對人員的培訓與教育。建立常態化的學習培訓機制，讓員工與企業共同成長，全面激發員工的主人公翁意識，引導職工愛崗敬業，認真履職。

3.加強管理目標的量化與細化，實現行政管理的標準化與流程化。對于企業而言，想要充分提高辦公室行政管理的質量，明確管理目標，細化管理目標是前提。另外，還需要針對辦公室的組織結構實施相應的調整與優化，以此實現標準化建設，并對辦公室的工作進行正確的部署。才能真正指導企業管理實踐。所謂的標準化、流程化管理，就是在辦公室行政管理中，需要將每一項任務進行細化分解，同時再結合工作的實際需要來安排具體的工作順序。標準化則是指對現有的流程化管理環節，對常規的工作進行梳理，通過建立合理、科學、縝密的管理工作要求來建立工作標準。形成完整的標準化的業務流程。確保業務的有序運轉。

4.構建完善科學的管理制度。在管理的實踐中，構建完善的科學的管理制度，是為辦公室精細化管理的開展提供科學的制度保障。將制度張貼上墻，引導各部門及全體人員真正深諳制度內容，嚴格按照規章制度辦事。同時，企業還應該構建辦公室精細化管理制度的保障措施，如對制度執行不到位的處罰措施，制度考核不合格的處理方法等。

5.提高信息化建設水平。一是依托現有信息化辦公平臺的基礎上，根據辦公室的實際工作需要，對各項工作流程進行信息化的轉化，建立起高效的信息處理流程，以提高各項工作的效率。二是將企業的各項工作情況進行信息化，建立企業運行情況數據庫，整合各類經營數據，管理數據，人員數據等企業的情況，提高數據的利用效率，以便全面了解企業的生產運營情況。三是建立電子檔案系統。通過將各種重要的文件、檔案進行電子化處理，并建立相應的檔案系統，規范化的分類與管理，使工作效率明顯提升。（作者：衛婧）